一段：发通知0 c) z: b- h5 N" b
用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
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( P/ p% n; [1 [) _: z9 g5 U) x3 y二段：抓落实/ @. [$ o6 ]. D) c# @
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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三段：重检查% i9 t5 }- ~/ X* R* |
发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间+ K8 J. `; s4 ]7 e0 ^
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四段：勤准备
2 V9 M" R% j- J1 ^4 j( P发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议* A7 v) Q; v6 u2 R
[! ?" Q. X& h, n五段：细准备5 T) I: D0 r! y
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录; w7 p+ @7 Q, D+ d; a- o
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）% a+ k1 ~+ k: ]7 k3 I! R
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七段：发记录
' w8 p {* ^5 o/ n3 p( D$ s" D6 Z会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
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八段：定责任
# z! y( g; Q, q将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理 d. w* |) ^, @- b* I
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九段：做流程
# o7 U" R" ^9 r. Y把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系 N$ D# ~/ `( {8 O) m
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