 公文写作须知
) R; A# v8 R% I2 p" Q+ R一、 公文写作应有之态度 ; h# P$ C9 d; T0 [) U! U
在行文时,撰拟过程,必须要有高度之责任心,不但要对机关团体负责,还要向对方或人民负责。因此,在写作公文时,态度要严正,心情要平和,不可苟且敷衍,不宜意气用事,才能综核名实,事情才会处理的合法、合理、合情。遇有争执时,更应以「对事不对人」之原则,处处为双方立场着想,才不至于偏激或武断情事发生。 % {! b# L3 w8 X. {# ^* d
二、 公文写作应注意事项
: S0 X) u4 G9 h ? T/ F1 V公文为处理公务之重要工具,行文必须讲求效率。公文制作属要式行为,要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。 ) g' x) L2 b' [+ x- B( V* f& F
三、 公文写作之基本要求
" h% D) z6 e- _& ` 措词要简洁、言简而意赅,对应叙述者亦不宜约而不详。撰拟公文,对行文体系不能紊乱,要认清立场,根据法、理、把握重点,顾及现实环境陈述意见,主旨须确定,用字须适宜,用语须恰当,文理要畅顺,做到合法、合理、合情之境界,使对方满意,因此,写作公文须细心研拟。由此可见公文要做到「简、浅、明、确」乃法定要求公文写作之四字诀: " e+ E1 H: k: c5 H# S9 l8 r' [0 c
3 h) _( o3 {7 {0 i3 D' S1. 简就是化繁为简、整齐划一,使公文结构、程式、文字都趋于简单明了,以求撰拟、缮印、阅读均可节省时间及精力。 `' f4 C# J- j9 _% W
2. 浅就是用语通达、不用奇字,以求浅显易懂,使公文所表达之意思,能为一般社会大众普遍了解。 % v4 f/ j7 \2 A9 ]/ c& c
3. 明就是叙事清晰,不用隐语、夸张、讽刺语句,以求条理分明,澈底摆脱陈旧落伍之程式用语,使公文充分发挥意见沟通,达成处理公务之功能。
N2 b1 R9 r9 `+ n/ k4. 确就是主旨明确、语气肯定、叙述时间、空间、数字精确,不模陵两可、似是而非,以建立处理公务之责任观念,进而提高行政效率。
|/ B; ^( M* j" x / O! b: ~/ T! p
除上述法定要求外,对于签、稿撰拟之一般原则中,列了左列作业要求: - U3 J9 q' V4 L z. ?6 i
& O( a+ C+ d" \; W# k1. 正确:文字叙述和重要事项记述,应避免错误和遗漏,内容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。 + H4 `9 s$ M& _; M
2. 清晰:文义清楚、肯定。
" a b- F# `' _/ p3. 简明:用语简练,词句晓畅,分段确实,主题鲜明。 1 z0 I8 l: @: B7 ]
4. 迅速:自搜集资料,整理分析,至提出结论,应在一定时间内完成。
, ~) I% a# B* B3 `5. 整洁:签搞均应保持整洁,字体力求端正。
/ X" {/ j9 c1 Z @/ g2 a! V0 C+ K6. 一致:机关内部各单位撰拟签搞,文字用语、结构格式应力求一致,同一案情的处理方法不可前后矛盾。
" d8 z9 w! g1 Y. y% X3 F/ J, T7. 完整:对于每一案件,应作深入广泛之研究,从各种角度、立场考虑问题,对相关单位应切取协调联系。 % v1 G4 h c9 p' F& p
! g) v7 B& Y1 |! i
( q; W- H$ |' o( k, s2 v
四、 公文写作之原则 # A. t9 @$ {" \8 M2 }
1. 应力求简、浅、明、确:公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、内容清晰、完整、简洁、具体,不可使用模陵两可、游移不定之语句,或晦涩不明之文字。 ! q4 g4 X9 C6 w; N; s/ A) P/ W
2. 段落要分明:公文写作应采三段活用式之结构,即正文内容各段意见,应截然分清楚,不得前后夹杂叙述。 $ a: [9 y1 `3 I! V8 u
3. 正确使用标点符号:公文使用标点符号,能使句读清楚,便于阅览,免除误解。
! I8 u, E: {" V, ~; r- K8 g4. 其他应注意之原则:写作公文,应以一文一案为原则。公文送判时,公文夹应标明承办单位及送往单位,以加速公文传递。
) k0 `/ i4 ~4 x5 N0 }
) A+ q @3 U; r, x$ y' o6 @五、 公文之结构 |