职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 6 H- Z6 o% H; |% \. G Z
4 V2 Q0 k2 j" N) G8 D' I
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。 ( u6 Y/ ?# o+ U. U
) c- I3 m0 \9 X8 R2 K4 p 一、秘书的职能, r& c2 J0 E ~, y% k
1.辅助决策
' @& \! x5 K0 r# m3 ~4 L' ^9 ^
3 G. e4 a0 _* P （1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 ) K. L+ M9 A5 x9 V
! V! H3 B& ~3 S% x Y" [
（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
" }9 `9 A) e+ H3 x: O7 L8 S# R4 k9 v6 i9 S6 N/ G
辅助内容的综合性
. [! ]9 Z( R' S! a' w
& Z5 k% _/ V# L 辅助时间的经常性
- w' x. R' _7 U4 @5 D. h4 S9 H( Z& Y* D
辅助环节的全过程性
6 E; \. n) f$ S2 b$ f9 m* h/ ~6 p& Q p
（3）、辅助决策的原则 " z* z& w* W: V6 Q
9 ~" X3 [$ L6 m V6 G! M j8 R 超前原则
3 [9 K5 H0 w3 [# f0 [! B. i0 _ r7 s( ^" a, D
定位原则 1 |9 @# s5 M, ]% e A* b
1 u' ? l# d3 u) f8 g% K( X- _
信息原则 " `+ ~& @ G( h& i/ Q+ Q
# J% d( t0 E* a' C 谏诤原则 & f2 O4 X: r j: c
- C% g* |: q& s% M* W' S
（4）、辅助决策的过程
" T) R+ ]5 {, ^! n$ A
! \( q% E. y7 b1 T( F1 h 协助领导确定目标 5 t8 U9 k' s; y* d
4 }/ f" I! |; k 协助领导设计方案 * x1 v& a! [; X. P
& X% @, p1 b- g- K
协助领导评优选优
4 j$ z0 s( Q: N* G$ e8 q% V @0 _4 U3 _/ @$ ]/ |8 v1 N) T( h) b
协助领导实施反馈 ' w* a: L: m! L( [& ^# c4 `
* X2 ~5 h: Q( K- `: ]; C
2、协调关系
. q' ~1 A- b8 _, C; _% R/ Q' E5 ^; T$ N# B. e: i7 A
（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 p( A* T4 E. i1 ]) V. m. A, B
9 R8 p1 V; d! z! J; Y H* C, @0 n （2）、协调关系的特征 + ?6 C K' L5 z1 l3 G" V
h1 C% a, q5 f 从属性
& Q" X- m* k @0 @- [4 d& B0 e
5 W5 z1 v. c" @5 b! N. L3 g$ G 广泛性 6 P9 W+ X. L0 o, N' r5 x5 j x
, ~. e* i9 A, k) Q 间接性
0 k; Y( y/ K7 L d" r" c5 Y; E+ C, {2 w7 e: N3 I" Q5 V
（3）、协调关系的原则 # l" O) B% z0 ]) T7 G6 ^. b$ {0 L- l
- U9 h' m6 I( E: Q6 @, ~- A 政策指导
/ I G# V* F' a7 H) y) C7 e
0 F0 g, E& a! d+ O 客观公正 ) O- L% n8 f. U! C2 L( c
% y3 N1 Z9 O: R) F" t0 } 平等协商 3 f, C- k# u5 ?# Q+ V
8 |# h+ c8 }" a, O 注重整体 $ k- ~, D; ]0 e& v; o8 w
z2 L0 X; V) s+ u( P& c# U# T- y
灵活适度
5 c! U1 `) d q' B/ F x+ s
) p. {3 d! N# [: A$ R （4）、协调关系的过程 * c& l0 R0 u* z4 I- n3 ~9 R7 c
/ ^1 O, Y6 C: j+ ~4 E7 j" e* G 摸清情况 4 L0 h2 q- G9 A
/ G% O5 H4 k4 y$ p# i( s 找出症结 3 E" E T8 P( q/ v3 C
# y3 c* A2 c3 H" y# }6 p) y 恰当协调
. D' ]# i. r0 M" r( O- E% ]1 h! T1 R2 v4 `6 h( j
督促落实 $ W! d& R+ J, l! K. q& q! z
, F* T% \- C5 W8 z 检查反馈
7 Z( Q& H* f/ t( h2 Q! B
6 w* g% T6 C _0 Z$ I, K 3、处理信息 , x! c- ]2 K0 p- T8 G- b2 J
3 P, Y. H. j# l) z& R* o （1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 - A. l( m5 I5 W3 r1 I+ ?+ ?
6 `2 Z `3 Q J# v4 H% `1 ` （2）、处理信息的原则 8 t0 E. H4 v5 \' G. \
9 V4 s& p. ]# O$ h+ t 及时性原则 - M2 Q+ Q3 [, i9 D' F8 p
) {+ V5 ^6 s* w$ }/ L
保真性原则 - i' u" F" r/ t/ D$ i
- i/ j/ v. c+ ~5 @- [0 e
适用性原则
@2 D0 @: V- F2 ^# l" r% Z) i3 V p8 ?
预测性原则 / I( ^, y/ X0 Y
2 t8 Q; z+ m2 ]! _0 u
（3）、处理信息的内容
9 L5 G# w7 K/ L' V6 W7 V: w
: J4 |$ {3 z' @* f) { 历史信息
4 P2 Q, C' w% A. U1 J
2 | o' \. |0 P9 k' U- r 上级信息
: \( L; y2 `: r+ V7 Y' I: c; P
+ f& u! g, y6 C: |# I 内部信息
+ L6 E- H! y( {% Q1 X T, d" c$ @* q
公众信息
! @2 z1 d! u, _3 n
+ Q( r8 v Y5 ?+ D; k. P 社会信息 " B+ V( K- Q' { N& h, S* y
) @( x' J" S* q6 ?2 I$ o E; p （4）、处理信息的过程 1 k: ~9 n. _; V" I7 z9 i- `* i* r Q3 Y
' B; o# D3 R2 s5 V 信息的收集
3 q L- P) b/ r: M2 W1 j, j/ t/ x. ^$ e
信息的加工 ; \7 x% @* |1 s5 C. O
4 G4 b/ @2 j" E 信息的传递 8 ?& d3 s7 h$ U$ p% g
9 u6 s2 L: b9 y7 Y Z$ v# n
信息的反馈 ' n, g4 x7 Z+ H
. x) ]( L* q; C! W, R
信息的储存 / K& B' u4 |6 F) n
/ y7 m5 I8 C" _" O" n$ m
4、办理事务 8 J" @* \4 I3 v5 V" x
! Y4 M4 g2 C- Y （1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 ! p3 h. H/ G( l; x
T3 {1 s T6 T0 b. L （2）、办理事务的特征 9 t" ~; P' s) z4 R K' @
' o/ |1 m4 {1 u0 z% B# t 综合性 / g1 P) Q; ^! g# ~8 A
6 n U$ B& `: Q. o2 z7 G/ Z* y# [4 x
服务性 # J2 u; ?; k. Z) ]2 c. J
7 @$ M6 q; Y0 O6 C. X E& Q! U 繁琐性 5 J( c" n) P& U- D; k
9 c$ b; ~' o1 b3 ^
突击性 . ]+ @* D% K1 G
% d& X! X8 a, ?/ a m
（3）、办理事务的原则
6 E* w6 E/ i) P
) F: p5 [2 K2 T5 r; t5 V3 | 被动中求主动 8 D. Z6 [& R/ X) m
' \+ q9 [7 A+ B4 [* q) c! f
原则中求灵活 ; d! K: Z3 p0 V2 S+ ]8 J
4 {" x \) ^, d N. ] 繁杂中求规范 9 Q5 z) @ `% ~% d) [: q
8 O/ K8 r% m2 C, z* g2 U3 n& ? （4）、办理事务的程序
8 x4 Y% L: j6 `
& d$ n. v8 u- x& a; s7 Z+ f- Q 自然程序 4 u2 y6 O: _% R" m$ o
% o" b$ L# @% u. v" ~' Z( ]& a 理论程序 " t$ l3 [/ j% D' Q2 |/ P
7 V- G( a' i& a! ^1 x 指令程序 9 n# a) Z- ]% q6 j- t I2 g% p
$ q/ l9 {+ W7 Y5 j 法定程序 $ o" A: P- F0 M) h
/ L) \& V) p& Z& q' M2 Q$ _% E& @' ] 技术程序
: s" ]$ V6 B4 P* ~: }" ]7 A0 P0 J4 S) p8 x* @0 M9 \9 s
习惯程序
; I) S' r; t; p. X; |& `* r9 @- H$ a& F/ W6 @
二、秘书的职责6 a1 K |9 W1 Y: @3 a' Z+ u6 ]
大致也有以下11个方面：
+ e: T; h; E! \. A' @$ B( `4 N* [7 _( P, x
日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
. I# E- ]) n1 O' |) B
X5 ~- [" U( |. w" [' @ 接待事务（来访接待、安排服务等） : q' S5 S9 c% v
% m! D& r6 b0 w! c% F( Y
会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） ! U" [1 T& H+ j( @
- F0 L9 Y* Z3 T2 k4 E2 R$ Z
行政事务 $ Q# f1 u. c9 E5 g8 \6 H
. P& a% \ V' K& k* o5 j7 a& T8 S
信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） & t2 i8 E3 f K% j: n9 N
; a2 J) [: y M6 ]$ l6 w! w
调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） + U+ ^0 t# B' G
. @4 ?- a }9 y* C$ l) V2 `8 a/ Z
文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） ' x7 ?0 c4 P: S+ F
: n% @, r- W' z) U* G5 f( o
写作事务（各种文体的写作） . U' }: _! u% }9 [+ P6 P" q6 |2 D
; r4 R( s: M4 R P7 ]% |* r7 x+ W
协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
& ?4 ~8 A6 C L1 d4 z/ u# b+ I* N# d
! b. h9 `/ O3 j2 Z2 ^' | 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）
: ]7 X' ?. [ z4 r, D. E2 f4 t* c* h6 W" L0 `
其他领导临时交办的任务 |
提升卡
置顶卡
沉默卡
喧嚣卡
变色卡
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