提高秘书人员职业素养的探索与实践

提高秘书人员职业素养的探索与实践秘书工作的基本职能是为领导服务．这种服务可以分为两大类：一类是政务服务，主要指办文，办会和办事；一类是事务服务，主要指后勤保障．要履行好这两项职能，秘书人员不仅要政治强，业务精，作风好，纪律严，更要有良好的职业道德修养．笔者结合几年来的实践经验和学习积累，就秘书人员如何加强职业素养，提高业务能力做一些探讨．

一、培养基本素养，提高业务能力．秘书人员工作的全面性，活动的宽广性及角色的多变性要求其除了具备一般管理干部的素质之外，还必须具备与秘书工作的性质，任务相适应的更高的素质，＂德＂，＂谋＂，＂写＂这些最基本的素养和业务能力应当更为扎实一些．重德．秘书人员若不把修＂德＂放在学习修养的首位，即使有＂满腹经纶＂也不能算是一个合格的秘书．秘书经常拟搞但自己不署名，经常熬夜但白天还得照常工作，其他人员受了委屈可以发几句牢骚而秘书必须绝对服从，必须任劳任怨，甘当无名英雄．所以说，没有一点奉献精神是不适合当秘书的．在当前秘书人员的物质待遇相对较低的情况下，如果没有廉洁奉公，艰苦奋斗的政治本色和忍辱负重，任劳任怨的工作态度是干不好秘书工作的．善谋．人们常称秘书为领导的＂外脑＂，●囊金库而要当好领导的＂外脑＂秘书就必须＂善谋＂．那么，秘书人员怎样才能做到＂善谋＂呢？首先，要有正确的角色意识．也就是说，秘书时时刻刻都要使自己的言行符合角色规范．秘书一方面要尊重领导，坚决执行领导指示；另一方面又不迷信盲从，始终把为领导提供有价值的决策依据及参谋意见作为自己的重要职责．其次，要深刻领会领导意图．秘书要＂参＂到点子上，＂谋＂到关键处，就必须准确理解和把握领导意图，做到既能按领导意图正确＂发挥＂又不自作聪明，越俎代庖．第三，注重进言技巧．秘书向领导进言要根据领导的心理，行为特征，选择适当场合和最佳时机从要害问题切入，用委婉，含蓄的语言，巧妙地说出自己的见解或不同意见．能写．擅长写文稿是对秘书人员最起码的素质要求．要提高秘书人员的写作水平，应特别注意＂三抓＂：一抓学习练内功．要侧重学政策，学经济，学法律，学写作，在拓宽知识面的基础上还要从实践中学习．边工作，边学习，边总结，边提高．二抓锻炼增能力．要尽可能地深入实际做调查研究，广泛收集第一手资料填充＂资料库＂，以增强写作能力．三抓借鉴采众长．秘书人员要经常吸纳来自方方面面的信息，汲取其精华为己所用．
! D# ?( U9 y" I( `% p6 z2 g3 [
二、增强五种意识，适应时代发展．秘书人员的基本职能是＂参与政务，管理事务＂，称职的秘书不仅要强化传统的服务意识，调研意识，还应具备以下五种意识：一是自我意识．虽然秘书工作具有很强的服从性，服务性特点，但作为具有独立人格和独立思维能力的个体，秘书人员必须注意锻炼和培养自己独立思考和独当一面的能力，以便在领导决策前为之提供有效的依据，在领导决策后正确领会并执行其意图．二是信息意识．具备较强的信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证．秘书人员要能在每天接触的各种材料中收集，归纳出最有用的信息并将其提供给领导，就需要具备敏锐的洞察力，而敏锐的洞察力又是以丰富的知识为基础的．秘书人员丰富的知识不仅指从书本上学到的自然科学，社会科学知识和岗位业务知识，也包括对本单位现状和前景，对基层工作和民意的了解，这些都有助于秘书人员对信息进行深层发掘加工．三是超前意识．秘书人员必须具备强烈的责任感和使命感，积极主动地参与领导的工作，不仅仅满足于为领导服务，对领导负责，要时时意识到自己的工作是全局工作的一部分．同时，秘书人员要有强烈的时间观念和效率观念，事事走在领导前面，做领导的马前卒，这样才能掌握最新信息，并能对事物的发展做出正确的判断，推理和科学的预测，合理的评估，为领导决策提供有价值的参考依据．四是创新意识．秘书人员在新形势下要发挥创造性就要增强主观能动性，大胆地出点子，想办法，分担领导的一些具体工作，做领导名副其实的参谋和助手；领导在给秘书人员交任务，压担子的同时也应该给予充分的信任和支持，给他们多提供锻炼和创新的机会．五是责任意识．秘书人员的工作态度和工作质量，在一定程度上直接影响着一个单位的形象和作风建设．秘书人员只有树立高度的责任意识，才能随时随地注意维护单位的形象和声誉，在任何人面前，在处理任何事情上都表学习与修乔现出良好的思想文化修养和职业道德素养，从而真正提高秘书工作的质量和水平．
( U" E( U5 {+ T
% d3 q6 f8 s' z' a0 {/ `; O三、遵守职业道，树立良好形象．一要忠于职守．大而言之是要忠于党，忠于国家和人民利益，小而言之是要忠实履行岗位职责，对工作认真负责，一丝不苟．忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手，配角，甘当无名英雄，不越权和滥用职权．二要严守机密．秘书人员接触内部文件多，参加重要会议多，在领导身边的机会多，接触机密多，因此要严格执行有关保密规定，严守机密，不能在任何场合向任何人炫耀和泄露．三要讲求效率．秘书人员一定要注重工作效率，在日常工作中当场可以办理的事就不要说＂研究研究＂，当日可以处理完的事就不要推到明天，遇到该急办的事就要马不停蹄地去办．雷厉风行应该是秘书人员的工作原则和应有作风．四要善于合作．秘书工作不仅头绪多，涉及面广，而且各项工作环环相扣非单枪匹马所能完成，如果一环疏忽就会前功尽弃．因此，秘书人员胸怀要宽广，处事要灵活，要善于同他人合作完成任务．善于合作就是既要尊重和理解同事，也要乐于与同事分享胜利成果，勇于与同事共担失败的责任．五要恪守信用．秘书工作责任重大，秘书人员必须在工作中忠于职守，在人际交往中恪守信用，安排会议，组织联络，收发函件，传递文件都要准时，接受的任务如不能按时完成必须及时汇报，不能拖延或擅自改变计划．秘书人员职业素质的形成是一个长期磨练和实践的过程，需要做多方面的努力，理论和实践相结合是提高秘书职业素养的基本原则．只要我们勇于在实践中探索，在探索中提高，我们的秘书工作就会让领导满意，让组织放心．文/袁金库

  秘书人员要搞好本职工作，一定有具有高尚的职业道德。所谓职业道德，是指担负不同社会责任和服务的人员应当遵循的道德准则。它通过人们的信念、习惯和社会舆论而起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使人们不断增强职业道德观念，不断提高服务水平。秘书人员的职业道德素养，主要有以下几个方面：
   
6 B2 z$ S& H: n% ^0 e   一、忠于职守
+ X0 O$ D' q7 x! X- T   
   秘书人员应忠于职守，大而言之是忠于党、忠于国家和人民利益；小而言之，要忠于本职工作。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权或滥用职权。
$ {, x! P% g, w( L2 _8 [6 {. Q   
# u$ o6 a, C+ A+ p$ x   二、严守机密
   
# g- [7 X, P2 z; I   秘书俗人员接触内部文件多，参加重要会议多，在领导身边的机会多，总而言之，接触机密多。秘书人员要严格执行国家有关保密规定，严守党和国家的机密，不利在任何场合向任何人炫耀和泄露，以免给党和国家造成损失。
   
   三、讲求效率
! D4 {3 X7 z' Q0 J$ @   
7 S) {. z: @5 f  j0 ]   秘书人员一定要注重工作效率，在日常工作中，当场可以办理的事，就不要说“研究研究”；当日可以处理完的，就不要推到明天；急办的事就要马不停蹄地去办。总之，要把公文处理的时间压缩到最低限度。“雷厉风行”应该是秘书人员的工作原则和应有作风。
   
   四、善于合作
; r' |- d+ a9 A% T# l; I% a   
   秘书人员工作头绪多、涉及面广，又往往环环相扣，非单枪匹马所能完成，如果一环疏忽，就会全功尽弃。秘书人员要善于同他人合作，密切配合，步调一致，才能顺利完成任务。善于合作既要求对同事尊重和理解，也要求公允地与同事分享胜利的成果，分担失败的责任。
, ]1 W1 u7 d( a) V" T   
   五、恪守信用
   
# y" R) y  ?5 {+ J7 J: u9 L* z; g   秘书工作严谨慎密、责任重大。必须在工作中忠职守、人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织联络、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能近期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻而易举允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。
   
   六、文明礼貌
   
! [2 |* v; Q4 k9 T   秘书人员在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大言、谈吐文雅、常带微笑。