办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

4 z; U8 i+ U) J+ p8 P加强办公室建设与管理
: V/ }3 X5 F9 K% b4 a1 N# }
+ f  }3 X. F: J; i/ F% T一、办公室人员岗位认知与基本职责

- O  W) b1 M; B二、加强办公室建设
, f' N) P' c# i0 N: f! m  s
% r, m% D3 j9 z' N+ U三、办公室办会工作基本规范

0 a1 O6 B! P5 |* q5 b# l* |四、加强办公室的日常管理
; M) ~1 ?2 X8 ]6 x9 H" Y9 d, V
5 c8 M- @8 H, s一、办公室人员岗位认知与基本职责

7 W* s+ t* ^. I+ n( D$ _（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。
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联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。

0 ^4 x7 {3 s; Q8 z9 s职能定位：
" {& Y: X9 g7 T2 A
行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。
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一、办公室人员岗位认知与基本职责
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（二）办公室工作内容与特点工作内容：
/ [( t' e$ R1 Q: g/ }  Q
按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
, v9 G" U' r# [; s4 @/ u
按内容分：

) C5 _$ u: z4 w办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：

& q  H, r8 Z9 s  z. O; h  a综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

9 m8 }1 C* Q8 I三）办公室人员角色定位

( i, k1 y. _; \办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊

0 x7 x+ m" ~3 ~: R1 a% ^4 t（四）办公室工作对人员的要求

2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

/ ?2 M2 K5 K- S( O/ v一、要讲事业心和责任感；
) e0 ?3 N) K- w' r  I! n0 C. Y$ Z8 G. O
1 u$ l% t  S6 r; Z) ~% z二、要认真细致；
) o" T4 q. a$ o3 Z) N- l5 N
9 p2 A' [' O  G  S& h( j& C3 H# A5 H三、要讲究程序(不要打乱仗)；
- ]* e7 q: J; ^  a8 T
& R! G$ Q/ A- Q四、要讲工作效率。

（四）办公室工作对人员的要求
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1 O/ q4 U5 _! G% K' H% A; g1、思想素养
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热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。

责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

) _+ }7 K! {, q4 e  R; J踏实肯干。舍得为工作投入。
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1 K0 D! i& g) H! a（四）办公室工作对人员的要求
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2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。
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调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

' m& [* O; e+ l- W  l, `/ _思维能力。善于思考问题，抓住关键。
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/ \8 \5 y  s) w  R) U表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。

（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养
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$ z; T! ?/ y- k$ U8 T心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

( Q0 B' C0 }% f1 p3 \: d) d9 {注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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9 m; a8 M2 S1 H/ Q" e/ z+ E  B调控力(控制情绪的能力)。

0 E. b! s+ o* s8 |意志力。
) V- `0 ]$ {3 F0 X! |; _& t+ G
（四）办公室工作对人员的要求

% l9 n( j- p2 ^4、角色意识

做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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0 j( h9 g/ ~# c全局意识

0 \! l5 u. N: s7 G责任意识
/ y6 z2 F+ z# t% H
: Z9 E- ?0 e. n* U" m4 x% w创新意识

奉献意识

- M" M$ d3 _0 E7 R, [6 t信息意识
8 Y3 Y* ]3 ]7 i7 `9 n) Y
程序意识

学习意识
: b. f# ?3 G, z8 s
* r4 ~& T: P$ ~, Z* A$ q& J（五）领导对办公室人员的期待

/ c* N4 v6 h, _& _! ?/ J领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?
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他是否了解你的目标和意向?
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$ a$ o9 S- E$ w) {  z& t4 |; U+ J- H他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?

$ m3 g0 u4 O: k& P' G3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?
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4 z' r% I2 t7 Y1 k' l% S7 A他是否很会安排时间?

- o4 }  a9 [) b$ W8 s4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

) F! W& @5 d; l/ o! i5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?
: X& w6 C7 \) w8 \1 R' ^+ a
9 F+ h9 f- D8 S7 R0 _8 a能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?
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( ^5 A! k$ C4 q+ F能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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能否制订新的工作制度或工作程序?

他的工作有条理吗?
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3 m5 \5 m& b+ G% R7．他是一个机智的人吗?

6 s+ R2 R% J$ {/ a8 o7 r/ e: o0 A能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

6 H( s& u' \$ v/ y, C, [5 Y1 K2 r8．他能否提高文件运转效率?

能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?
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( W: w7 C& Q4 d# F. E% q- T能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?
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领导测评办公室人员的20道题目
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3 D2 [# t8 q; G9 p7 x* C8 @4 _9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

10．他在危急关头是否沉着冷静?

当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

. r) [' q( b0 x, R- {, @" A/ M& T11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
& i$ U3 [7 ], H* s/ B' g1 K
8 u+ e( g0 P# }6 j是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?

领导测评办公室人员的20道题目
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8 T/ I6 {  @, r* J! ~& y% O13．他是否成为本单位有价值的信息来源?

而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

% ~" N3 @! E# R3 {; [! b14．他是否有个人学习计划?
! s0 h2 h- N, ]2 }* N# o$ F
3 v7 I' r9 |* P& d2 g- ]) L5 B是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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15．他语言表达是否清晰?
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* D! F; N5 j& p- a6 Q能否以书面或口头方式简要汇报情况?

$ d4 C1 @5 C8 w, a能否准确地传达你的指示?

# Z5 H1 }- I/ i9 y; v3 \能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

16．他是否按时完成每天的工作?

$ X, L( J. X0 U0 ^是否根据需要自愿在休息时间加班?
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6 K- W* q' ~2 ]6 o领导测评办公室人员的20道题目

! i& M5 C) f0 d9 F; B! J' F17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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$ m4 Y9 d, D+ y2 b) n19．在调研工作中他是否称职?
2 j' o( M: r; e3 W
: ]! _4 D! Z- {* ~$ Z) m# u能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

启示……
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6 w. V3 t5 x& N. w6 a+ `二、加强办公室建设

7 k. S8 J) \0 f7 W1 ~' v2 [! m$ a（一）办公室建设方向
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1、不断优化硬件和工作环境
# ]: U; H, w( _4 I) u6 w
& y- A, O; ^2 o2、积极推进建章立制工作
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3、努力营造和谐人文氛围

+ k8 g: c$ R' G! T, F! R; @4 N$ W4、大力倡导团队精神
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+ n. _) ^& a5 i（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

' e" ?# G  p* r6 M; C良好的礼仪形象
+ o+ r  P  I, {$ h
3 l- E) y0 |) H5 d% Z* J8 e良好的电话形象
  `2 a+ n" {& [- w9 f8 k* }
良好的文字形象
& z, i5 M* d/ z( C, z' [9 J, w4 t
良好的语言形象

二、加强办公室建设

（三）人人争作办公室受欢迎的人员

# R/ Q) p1 {3 R( b, t1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；

2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；

5、随时让同事知道你对他的感激；
0 ?+ \& {( f# _* Z- o6 U3 c. y  U4 G
" Z1 `& M" d3 _& }. t3 w" c6、尊重个人隐私，公私之间分明；

6 m) ]" m9 o4 r9 Z7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；
" ~( U. v3 g% B8 s, u
; |5 F5 y) g, e+ `8 _) |" r8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范

（一）会议服务的基本内容会前准备工作

5 I3 h; v" }3 U7 E4 b- l1、设立会议承办部门和服务机构

& `+ f% V7 ]7 c3 t( R) ]$ f( L5 x2、协助领导确定会议目标和议题

) f( K' o/ P/ q: u（1）确定会议目标

' j7 n0 d; C) M% x4 A（2）拟订会议议题
. V/ q% @4 B* ^! z! m- ]7 v
: ^( h2 c4 E, B( n" R- ^3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算

（2）拟定办会方案
. S6 G0 u/ ?1 s9 |3 @1 V, G5 k
4 [, N7 _+ W8 {0 e（一）会议服务的基本内容
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会前准备工作
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4、确定会议的议程、日程和程序
. w$ m5 V8 c5 }1 Z, x4 H$ u4 \7 ^
5、分工撰写会议文件

+ m( ]( o0 a& c, \7 D6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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7、会场的布置工作

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衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

主讲：姬瑞环
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办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~