材料不足的公文病例点评与修改

内容描述

材料是撰文者确立和表达主旨的基础，也是读者理解和把握主旨的不可缺少的条件。没有足够的材料，撰文者难于确立和表达明确的主旨，同样没有足够的材料，读者也难以理解和把握文章的主旨。所以，有了明确主旨后，就要认真地在材料的选择上下功夫，就要把主旨需要的、确实的、有概括力和代表性的材料选择出来并写到文章里。“主旨需要的”，是指材料在内容意义和主旨要有实质上的相同点。没有相同点，主旨不需要的，不能用。“确实”，就是客观存在，确有其人，实有其事，不虚假。“概括力和代表性”，就是材料能较好地显示事物量的意义和质的意义，能从广度和深度方面去说明观点。这些材料不论是理论的、事实的，概括的、具体的，历史的、现实的，正面的、反面的，成功的、失败的，都得按上面的要求决定取舍，决定详略。做到了这样，才能从材料方面保证写出来的文章具有应用文体的特点，才能让读者在分析研究材料中理解和把握好主旨，明确办什么事，为什么要办这件事和如何办这件事。

病文案例
  q  L9 B- B4 l, x  M关于县档案局(馆)设立股的请示
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' X! k& f3 y+ o: B1 c" i$ K) n县编委：
  m- E7 G8 X3 S6 V; c  \. s8 l! N( S    档案工作是按照科学的原则和方法管理，及时准确地提供档案为党和国家各项工作服务的一种工作，是维护党和国家历史真实面貌的重大事业，而县档案馆是党和国家集中保管珍贵档案的科学文化事业的机构。目前馆内藏着较丰富宝贵的材料，有民国时期的档案也有建国后的档案。有文书档案，也有科技档案及专业档案。
3 m2 C- ~5 ]: t% W! w7 ?* ?& C    县档案局(馆)是掌握党和国家档案事务的行政管理机关．主要任务是：(一)在统一管理党和国家档案工作的原则下，对全县文书、科技和专业档案工作综合管理，对各部档案工作分层负责地进行指导和监督。(二)档案的收集、整理、鉴定、保管和利用，在集中统一管理全县全部档案的前提下，积极提供档案为机关领导和各项工作服务。(三)档案史料编纂、收集党和国家需要永久保管的档案，对档案进行整理和妥善的保管，研究和出版档案史料，为党政领导机关和各项工作积极提供档案。
为了进一步把档案工作做好，更好地为四化服务，根据中委[1985]29号文件精神和我老秘网县档案工作业务范围需要，在机构改革中，必须加强档案工作的组织建设，县档案局(档案馆)拟下设三个股：业务指导股、档案管理股、编研股。
特此请示，请研究批复。
- R( P3 ?) |% w3 a6 X7 g                          ××县档案局
一九八六年五月八日

点评与分析    
    此文的主旨是明确的，它是根据中委[1985]29号文精神和我老秘网县档案工作的需要，请批准县档案馆下设三个股。为了说明这一主旨，也即为了说服县编委能批准县档案馆下设三个股，撰稿在请示里写进了三个方面的材料：(一)档案工作的性质和作用；(二)县档案馆的任务；(三)有关中央文件的精神和县档案馆工作的需要。这三个方面的材料都和主旨有关系，但密切程度却不一样。通过分析，不难发现对县编委最具说服力的材料是(三)方面材料，不是(一)(二)方面的材料。但是撰稿者却在500字左右的请示中用近400字详写(一)(二)方面的材料，只用不到100字写(三)方面材料，从而使可以简短明了的请示，变得啰里啰唆，冗长不堪，把本来明确的主旨掩盖在无关紧要的材料中。出现这种情况的原因除了对选择材料的要求缺乏认识外，主要是撰稿者生怕别人不了解他工作的重要性。修改的方法是把(一)(二)方面大部分材料删除。
    另外，县档案馆和县编委不是隶属关系，因此，这篇公文的文种改“请示”为“函”较恰当。
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9 N; r; Z! h* z) {* _3 @关于请求批准县档案馆设立股的函
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7 q: Y+ ]* w6 j) W) x县编委：
; t  i0 o- L7 W! U: |& [( Y/ e    档案馆是收集、整理、保存和及时准确地提供档案材料为党和国家各项工作服务的文化事业机构。
    随着我老秘网县改革开放和现代化建设事业的迅速发展，我老秘网县档案馆的工作任务越来越繁重、艰巨，为了进一步做好档案工作，更有效地为“四化”建设服务，根据中委[1985]29号文件精神，和我老秘网县档案工作业务分工的需要，我们拟在档案馆下设三个股：业务指导股、档案管理股、编研股。
; P  n; q& n6 g( C4 r2 T" c     以上请求，恳请批准。
5 p) J. m. c, G: a  ^0 U4 X                                                                                               ××县档案局
    一九八六年五月八日

病文案例
% K' W0 W4 x2 D" a1 u关于县档案局(馆)设立股的请示

/ D$ O2 p6 D2 K; [% k县编委：
    档案工作是按照科学的原则和方法管理，及时准确地提供档案为党和国家各项工作服务的一种工作，是维护党和国家历史真实面貌的重大事业，而县档案馆是党和国家集中保管珍贵档案的科学文化事业的机构。目前馆内藏着较丰富宝贵的材料，有民国时期的档案也有建国后的档案。有文书档案，也有科技档案及专业档案。
( M3 X. ~* R2 y% y    县档案局(馆)是掌握党和国家档案事务的行政管理机关．主要任务是：(一)在统一管理党和国家档案工作的原则下，对全县文书、科技和专业档案工作综合管理，对各部档案工作分层负责地进行指导和监督。(二)档案的收集、整理、鉴定、保管和利用，在集中统一管理全县全部档案的前提下，积极提供档案为机关领导和各项工作服务。(三)档案史料编纂、收集党和国家需要永久保管的档案，对档案进行整理和妥善的保管，研究和出版档案史料，为党政领导机关和各项工作积极提供档案。
9 U; p! B, U: D7 k9 n' r为了进一步把档案工作做好，更好地为四化服务，根据中委[1985]29号文件精神和我老秘网县档案工作业务范围需要，在机构改革中，必须加强档案工作的组织建设，县档案局(档案馆)拟下设三个股：业务指导股、档案管理股、编研股。
特此请示，请研究批复。
1 x- |- Y$ ]$ k) M) i2 ]                          ××县档案局
% i/ e6 G+ V# d) {+ ?* N一九八六年五月八日
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* `( I3 w4 Z+ b点评与分析
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1 }* |5 K/ D- I2 a县编委：
. J5 I1 n+ [4 u( z4 |( C    档案馆是收集、整理、保存和及时准确地提供档案材料为党和国家各项工作服务的文化事业机构。
8 }/ ~; q0 u; O% ~    随着我老秘网县改革开放和现代化建设事业的迅速发展，我老秘网县档案馆的工作任务越来越繁重、艰巨，为了进一步做好档案工作，更有效地为“四化”建设服务，根据中委[1985]29号文件精神，和我老秘网县档案工作业务分工的需要，我们拟在档案馆下设三个股：业务指导股、档案管理股、编研股。
     以上请求，恳请批准。
                                                                                               ××县档案局
1 S7 ^  V/ i1 B+ Y+ _    一九八六年五月八日

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