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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
5 {6 [- l+ [* @4 K, P$ ~6 o 做会议记录，写着写着笔没水了；
( q6 f* U, ^6 _* T) @0 w 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； / N' b5 \( m) l% ?9 Y
用胶水时，找不到刷子；
6 R- O8 N' h i8 ` 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
" S# G+ v; ?# |3 s) F% Q+ S; b; E 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
& N- C1 b: Y2 v' G 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 3 Y+ ?$ O5 w# W# T8 g: H
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ' d( Z8 ^- {. S: K' X$ M' C
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
- \$ P, f, H) h# @( O: c# V 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 " i% {! P m6 f$ M$ V! m9 v: Q7 L
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 $ d. P9 F4 p" H7 j& b
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 1 V" o- u+ w6 A. l: }9 i' C
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 ' w) v* b8 X' g' _& T* I; u: m& C
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 7 h q* F* _( T0 s* s
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 7 e1 s# L( O3 L0 }
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
, Y" n/ g. Q0 e/ J 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
- \) z/ J% c0 ~* G$ s 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书：
! ]4 I# ^8 a, k; d- i7 K( K. n) L 1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 , ^3 m w K! u5 Y
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
: B! y5 H8 f$ ^5 F' M, H- ] 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 7 _8 t& x6 p' `( b% ?
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
; I" t7 Z% D6 |1 G. g 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 ) W" v3 ?& N/ R
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
8 L$ Y. g; z2 i/ P2 z9 x8 E 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
# P6 K; y( c$ ? 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 $ Y; T8 n% i: \8 O( H3 E, `( Z2 T
9、与本职工作有关的表格。
4 X. U& Y6 N: O7 G/ A- I' h 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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