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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：/ T. W9 x, ^& E% R
做会议记录，写着写着笔没水了； ( c0 U( A: b4 Z8 v# s! \, G
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
/ V6 S1 F7 M4 S0 s+ l 用胶水时，找不到刷子；
+ Y' K2 c8 Q/ e5 \+ g, Q, v 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； / f5 i, m+ R, E: s# Z
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 ' Y+ x+ i9 U, T& q `# c& Z& G
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
$ M% x. k4 [# e+ j/ j 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
3 C" B' I, r+ e1 x0 b3 {6 O8 k 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 & h& O" n7 C" i! d1 X
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 + T: f2 O/ ~+ _) W
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
$ Y- s; d1 G0 i2 ^/ v4 V 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
. n2 w& \. g! \; k 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
' `( d: |, }5 c' b0 L8 [ 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
& |: [4 ]1 O) ?7 @0 s+ J/ F 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 6 p% v0 J% E8 _% _# H: V- d7 h
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 4 B& H# {5 n7 s5 X% i2 q. d7 q
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ; p; i" ^9 ^& n- E. u
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
7 i+ l8 J2 u3 c3 h5 C* R 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
3 m, }2 u2 `; m) m2 j X! | 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 8 G: O) z: f Y: M# x+ t5 o
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
3 q, x6 }, [! G# F4 E: r5 v 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
: q4 y8 n5 b6 h+ p 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
* X, Q! u, l$ [9 p' K, H2 M 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 1 o: D8 k7 E7 Q! o0 W3 M0 h+ J
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
2 K7 \) J) I7 w 9、与本职工作有关的表格。 N8 k9 u" w3 Y. Z
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。% ] g" T# s% A: r( B2 _0 V8 S2 n# B
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