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2 ^' _+ _8 w' F: j 一.总则 1 F, V( r/ w. y2 s9 f; r! v
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
4 Z( @; ]; Q1 R1 }9 ?0 V' b8 v0 B 本办法适用于全公司各部门。 7 C7 `" x/ e8 C
二.对外接待范围 ; p r( h. B5 _- \
本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
2 t2 X: O. l) W) X 接待的对象分为内宾和外宾。 2 y, K. o5 p1 T) E2 ^; K1 Z! n
三.对外接待部门
; w! t4 X" G3 G: ^' k 公司行政部为公司负责接待的职能部门。 : H( B/ R* L' J; X- b' r" j- P
遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
" [/ i! n5 }! K- j) |0 h5 Q9 k, ] 四.对外接待原则
& O: ^7 m7 z# w; F: i 接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。
! V! I3 W7 S1 Z, A9 {$ Q 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 ! N: v* @: N5 B
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。 9 b( {5 M0 {% o3 V E" m
节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。
2 m9 n& p/ y+ }; M 周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
% E6 e! I0 p3 E 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。
( s" ?+ G. ^& _! U/ E 五.接待规格的确定。
) _0 i) [+ A# f% q: k2 u 高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
" v9 e; u: [! _$ E( G* j5 Z5 U 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 9 b% q E' I, B6 n r9 |* Y' v' `0 \
六.接待礼仪 & ?7 \) d) k" \/ x
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。
7 H1 |, L; A/ G# m; O 2.接待：主动起迎，问明来意。
9 I$ t! e0 k6 C: J# b4 d- u 3.安排交谈地点： ! R- W4 _7 n& L. O: n9 ^% z" V* K* i
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
2 ?) @' V/ z$ B, q* y3 q `) a$ n ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间；
5 H: I* ]% S w ⑶切忌让客人久候而无人问津。 $ I0 Y1 j; F& T
⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。 3 o1 s; }: p* \0 x0 B( {0 T4 K
七.引见。 ; p5 \1 `5 p+ C/ ?. |3 d
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 # @. h% P8 D# h4 C6 m
引见顺序；
& Y& N6 f/ B2 A# ~, U8 [: c ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的； 7 Z0 c8 R1 E1 I& K4 A$ H
⑵按职务高低，依次介绍一行来客；
# _4 |- \. w' r9 L+ J' M ⑶职务相同，先介绍年纪大的。 3 k! C, q* K; b. Y9 t9 W
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。 * [6 l T* t5 {9 S
八.行路。
5 ?4 h* z: p9 j8 c 陪同客人行路，请客人行于自己右侧； $ B/ @/ [$ b. h0 u
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门；
8 R( W, J+ N9 W0 W 自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。 j P2 G! Z7 J
九.其他。
! H* r Y/ V; G' m: H7 | 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度；
, }2 \! \! B' P; A" I! x! M 主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；
2 S7 B& { a% ^0 c/ y/ H2 N# @) e 尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
! K- r2 v, O5 k3 `. n 因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 # k) Q5 l) m% l. K
㈠接待内宾。
o- q2 q1 b* Y/ d4 y2 v 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。 1 `! n7 j9 ^# o5 _' u) U, Q
布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。
: o& s7 a: \; _" { 迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。
0 ]! b2 i2 d) A2 y6 H: [" W$ | 看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。
* U+ ^/ L! C$ A0 X# [, z 安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。
0 q |4 b# ]" d5 O( A9 t 组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。 W B$ N# Z$ u# A8 m" x, g
送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 6 A8 y( k: X! g6 x1 v
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。
6 E% E# H3 h7 {/ {! r6 b3 v5 n" F+ F ㈡接待来宾。
_% Z9 x4 T, w( o5 X2 b+ \ 接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为： O, g' D# b% C4 {) b
迎送。 0 I( z( L% e* q! g
安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。
$ t' F0 f; W. Z 对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。
$ `) Q- K/ V, q 会见会谈。 & P% Z2 @; `! H& L
会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。
( H2 @# z! ]" ]+ F, c 我方人员应提前到达，并在门口迎送。
; G5 s- X% K; _% d6 m- ]7 ^9 a 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
1 Q4 N) m) ~, e( w! k4 C 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。 M$ N, p4 k2 B$ z4 c, K
会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。
3 x: v3 w- F! h$ d$ @/ j9 t 如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 ( ]! U8 B c" s
宴请。 E- u2 W8 L6 S+ ~
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
8 j4 y# h% R4 ^. H) ? d B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
& I, |$ y) d6 d- u0 V/ B 文艺晚会。 " t( M$ v R$ Z; H' Q
根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。
: b0 ^- g; a1 ]2 Q. v 参观游览。
a$ O2 N0 N; e, Z6 H" ? 根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。
3 m& t! ~* u3 a' ? 接待标准 ) p( q# J L% H0 {9 O" g
⑴用餐标准。 " Z7 `2 O a( _' m. s7 e6 l
1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
1 J* v& n7 S5 p# Q$ J/ S1 m 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐 : y! f# h0 S: }. R
3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐 & i: l5 }% W, o+ g9 n$ ]: f1 z* q. K
4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐
9 i/ @6 `# k0 k. {( o' I 5、常客 员工标准
}: W# J% I( i5 j' u( s7 J; T& ^7 { (2)住宿安排。 " O. ^* {& \) r5 E: \, m
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿 7 p7 \6 W' W N h2 m* d( {" ~( y
十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 # q: ?3 ^# m6 t9 s5 C
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。
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